ZSEiO nr 6

Inwentaryazacja składników majątkowych

INSTRUKCJA dotycząca zasad przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych w Zespole Szkół Ekonomicznych i Ogólnokształcących Nr 6 w Łomży
Podstawa prawna: Ustawa o rachunkowosci z dnia 29.09.1994r./Dz.U.Nr 121 poz.591 z późn.zm./

1.Inwentaryzacja polega na :
a) ustaleniu w drodze spisu z natury rzeczywistego stanu ilościowego wszystkich
rzeczowych składników majątku
b) wycenie rzeczowych składników majątku
c) ustaleniu i wyjaśnieniu ilościowych i wartościowych różnic pomiędzy rzeczywistym
stanem składników, a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych oraz opisaniu tych różnic zgodnie z obowiązującymi przepisami,
d) ustaleniu i uzgodnieniu rachunków oraz opisaniu ewentualnych różnic.

2.Dyrektor powołuje na wniosek głównego księgowego komisję inwentaryzacyjną i przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
Nie może nim być główny księgowy i żaden pracownik działu finansowo-księgowego.

3. Za właściwe i terminowe przeprowadzenie spisu z natury odpowiedzialni są :
dyrektor i przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

4.W celu przeprowadzenia spisu z natury powołuje się kilkuosobowe komisje spisowe.
Zespół spisowy powinien składać się przynajmniej z 2 osób , przy czym nie może to być
osoba odpowiedzialna materialnie za stan składników majątkowych, które mają być przedmiotem spisu z natury.

5.Spisem z natury należy objąć:
a/ rzeczowe składniki majątkowe
- środki trwałe
- środki obrotowe tj. materiały i maszyny przeznaczone na inwestycje
- gotówka w kasie, czeki, weksle itp.

6.Spisem objąć należy środki nie stanowiące własności szkoły jeśli są one na przechowywaniu lub w użytkowaniu Szkoły.

7.Spis z natury powinien być tak zorganizowany, aby normalna działalność Szkoły nie została przerwana. W szczególności należy wykorzystać na ten cel okres ferii.

8.Rzeczywistą ilość spisanych z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych
ustala się przez dokładne przeliczenie, zważenie lub zmierzenie. W odniesieniu do rzeczowych składników majątkowych przechowywanych w opakowaniu dopuszcza się określenia ich ilości przez przeliczenie jednakowych opakowań i uwzględnienie ich zawartości, pod warunkiem jednak, że opakowanie znajduje się w stanie nienaruszonym oraz, że dokonano wyrywkowej kontroli zawartości opakowań.

9.Ilościowy stan robót o charakterze inwestycyjnym oraz kapitalnych remontów w toku może być ustalony w drodze sporządzenia odrębnego protokołu obmiaru robót nie zakończonych.

10.Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za całość i stan określonych składników majątkowych powinna złożyć pisemne oświadczenie stwierdzające, że wszystkie
dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji ilościowej oraz do działu księgowości.

11.Przed ukończeniem spisu z natury osoby dokonujące liczenia, ważenia, pomiarów i oszacowania składników majątkowych nie mogą być poinformowane o wielkości zapasów tych składników, wynikających z ewidencji.

12.Liczenia, ważenia i pomiarów składników majątkowych oraz wpisu do arkuszy z natury dokonuje członek zespołu spisowego w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej.

13.Z chwilą rozpoczęcia spisu z natury na danym polu spisowym nie wolno przyjmować lub wydawać składników majątkowych.
Gdyby ze względów techniczno-ruchowych było to konieczne, należy zawiadomić o tym przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który wyda zlecenie, uwzględnia w spisie wydania lub przyjęcia składników majątkowych.

14.Wpis do arkuszy spisu powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu stanu majątkowego w sposób umożliwiający osobie majątkowo za nie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu.

15.Spisy z natury rzeczowych składników majątkowych powinny być dokonane na właściwych arkuszach spisu z natury /za wyjątkiem środków inwestycyjnych i kapitalnych remontów oraz środków pieniężnych zawierających co najmniej następujące dane:
a/ nazwę szkoły /nadruk lub odcisk pieczątki firmowej/
b/ nazwę lub numer pola spisowego oraz określenie magazynu, składowiska itp.
c/ numer kolejny arkusza, oraz oznaczenie uniemożliwiające zmianę arkusza /np. nr kolejny arkusza oraz oznaczenie uniemożliwiające zmianę arkusza /np. podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej/,
d/ datę spisu
e/ nr kolejny pozycji
f/ nr inwentarzowy, nr symbolu indeksu materiałów itp.
g/ szczegółowe określenie przedmiotu inwentaryzacyjnego,
h/ jednostkę miary,
i/ ilość stwierdzoną w czasie spisu,
j/ imiona, nazwiska i podpisy osób dokonujących spisu,
k/ cenę za jednostkę miary,
l/ wartość wynikającą z przemnożenia ilości składników majątkowych stwierdzających w czasie spisu przez cenę jednostkową
m/ imiona, nazwiska i podpisy osób dokonujących wycenę
n/ imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za stan zapasów oraz jej podpis złożony na dowód zupełności i zgodności spisu ze stanem w naturze oraz dowód nie zgłaszania żadnych zastrzeżeń do zespołu spisowego.
Arkusze spisu z natury, od momentu ponumerowania, traktuje się jako dokumenty ścisłego zarachowania. Ponumerowanie arkuszy oraz oznaczenie w sposób umożliwiający ich zmianę powinno nastąpić przed wydaniem arkuszy członkom zespołów spisowych. Za prawidłowe rozliczenie się z otrzymanych przez zespoły spisowe arkuszy odpowiada przewodniczący komisji spisowej.

17.Arkusze spisu z natury sporządza się odrębnie dla składników powierzonych za całość i stan tych składników.

18.Dane na arkuszu spisu z natury wpisuje się atramentem, długopisem. Obok zapisu poprawionego składa podpis członek zespołu spisowego i osoba materialnie odpowiedzialna.

19.Przy dokonywaniu spisów z natury rzeczowych składników majątkowych stosuje się nomenklaturę w księgowości ilościowo-wartościowej i w księgach inwentarzowych. Ilości powinny być wyrażone w tych samych jednostkach miary lub wagi w jakich są ujmowane w księgowości.

20.Po zakończeniu spisu z natury zespoły spisowe sporządzają sprawozdania opisowe zawierające ilość i numery arkuszy spisu z natury, ilość pozycji, dokonane poprawki w arkuszach spisu z natury oraz stwierdzone usterki w zakresie magazynowania i konserwacji składników majątkowych.

21.Spis z natury powinien być poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji spisowej. lub wyznaczonego przez niego kontrolera. W wyniku przeprowadzonej kontroli należy sporządzić, a ponadto pozycje skontrolowane należy oznaczyć podpisem.

22.W razie stwierdzenia w toku kontroli lub w późniejszym terminie, że spis z natury w całości lub części został przeprowadzony nieprawidłowo, Dyrekcja lub przewodniczący komisji obowiązany jest zarządzić ponownie przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury.

23.Główny księgowy zarządza wycenę składników majątkowych bezpośrednio na arkuszach spisu z natury i ustalenie łącznej wartości ich grup ewidencjonowanych na poszczególnych kartach syntetycznych w drodze sporządzenia zbiorowego zestawienia spisów z natury.

24.Główny księgowy zleca ustalenie różnic inwentaryzacyjnych /niedoborów i nadwyżek wynikających z porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku, ustalonych w toku spisu z natury z ilością i wartością wynikającą z ewidencji tych składników.

25.Różnice inwentaryzacyjne należy ująć w zestawieniu różnic sporządzonym w sposób zezwalający na stwierdzenie powiązania poszczególnych pozycji zestawienia zbiorowego z pozycjami arkuszy spisu z natury, podając łączną sumę różnic inwentaryzacyjnych wg poszczególnych kont syntetycznych oraz wg osób odpowiedzialnych za stan powierzonych ich pieczy składników majątkowych.

26. Komisja inwentaryzacyjna zobowiązana jest ustalić przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz postawić umotywowane wnioski co do ich przeksięgowania lub opisania w księgach rachunkowych.

27.Od osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątkowe komisja żąda wyjaśnienia na piśmie i po rozpatrzeniu wyjaśnień sporządza protokół, w którym uzasadnia powstanie niedoborów bądź wskazuje, kto zdaniem komisji powinien być obciążony tym niedoborem.

28.Wnioski komisji inwentaryzacyjnej powinny być ujęte w protokole z przeprowadzonej inwentaryzacji, który sporządza przewodniczący podając w nim jednocześnie ocenę wyników spisu, stwierdzone usterki w zakresie magazynowania, konserwacji, znakowania itp.
Protokół ten podpisuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej oraz wszyscy jej członkowie a zatwierdza dyrektor Szkoły.

29.Inwentaryzację biblioteki przeprowadza się na specjalnych drukach skontrum wg odrębnych przepisów.

30.Inwentaryzację rozpoczętych inwestycji i kapitalnych remontów należy przeprowadzić w sposób umożliwiający skontrolowanie prawidłowości ewidencji księgowej ze stanem rzeczowym.

31.Inwentaryzację gotówki w kasie i czeków obcych przeprowadza się poprzez protokolarne sprawdzenie ich stanu rzeczywistego ze stanem wynikającym z dziennego raportu kasowego.

32.Inwentaryzację stanu gotówki na rachunkach bankowych przeprowadza się na bieżąco na podstawie otrzymanych wyciągów bankowych.

33.W celu uzgodnienia stanu rozrachunków z dostawcami i odbiorcami, nie uregulowanych w trybie inkasa bankowego oraz wszelkich innych należności i zobowiązań, należy wezwać dłużnika do potwierdzenia na piśmie zgodności salda, przesyłając wykaz pozycji składających się na saldo. Nie zwalnia się jednak jednostki wierzyciela do potwierdzenia salda, jeżeli jednostka wierzyciela nie wykona tego obowiązku w czasie umożliwiającym jednostce-dłużnikowi sporządzenie w terminie sprawozdania finansowego. Jednostka wezwana do potwierdzenia salda obowiązana jest w ciągu 10 dni od daty otrzymania zawiadomienia potwierdzić zgodność salda lub też zgodność zastrzeżenia.
Obowiązek potwierdzenia salda istnieje na każde żądanie kontrahenta niezależnie od ustalonych terminów inwentaryzacji rozrachunków.

34.Obowiązek uzgodnienia salda rozrachunków z kontrahentami nie dotyczy sald zerowych.

35.Można nie uzgadniać sald należności i zobowiązań z osobami fizycznymi i jednostkami gospodarki nie uspołecznionej nie prowadzącymi ksiąg rachunkowych. Za stan rzeczywisty tych sald uważa się stan wynikający z ksiąg rachunkowych.

36.Terminy i częstotliwości inwentaryzacji określa na wniosek głównego księgowego kierownik jednostki,
- inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się nie rzadziej niż raz na 4 lata
- pozostałe aktywa i pasywa raz do roku
- składniki majątku wymagające szczególnej ochrony np. gotówka w kasie należy inwentaryzować częściej niż raz w roku.

37.Inwentaryzację należy przeprowadzić wg stanu na dzień kończący okres /miesiąc lub okres sprawozdawczy/, za wyjątkiem gotówki w kasie.

38.Inwentaryzację składników majątkowych przeprowadza się również na dzień w którym nastąpił wypadek losowy, lub podobna okoliczność naruszająca stan składników majątkowych kradzież, pożar, zmiana osoby odpowiedzialnej za stan składników majątkowych /
Jeżeli inwentaryzacja zbiegnie się z terminem inwentaryzacji rocznej, uważa się ją za dokonaną zgodnie z przepisami.

39.Instrukcja wchodzi w życie z dniem 1.09.2003r.